Aaron.ai: Der neue digitale Telefonassistent für eine verbesserte Erreichbarkeit unserer Praxis

Liebe Patientinnen und Patienten,

damit Sie uns künftig besser telefonisch erreichen können, haben wir unser Team um eine digitale Telefonassistenz verstärkt, die während und außerhalb der Sprechzeiten Anrufe entgegennimmt.

Im Gegensatz zum Anrufbeantworter startet die digitale Assistenz einen einfachen interaktiven Dialog, in welchem die persönlichen Daten und das jeweilige Anliegen aufgenommen werden. Ihre Anliegen werden vom System aufgezeichnet, direkt verschriftet und so für unsere Mitarbeiter/innen übersichtlich und strukturiert dargestellt. Dies ermöglicht uns, effizient die einzelnen Anliegen zu bearbeiten und zügig zu beantworten z.B. per SMS oder auch Rückruf. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn Sie die im Dialog abgefragten Informationen auch entsprechend nennen (Anliegen, Name, Geburtsdatum, Krankenversicherung).

Mit der Nutzung dieser modernen Technologie auf der Basis von künstlicher Intelligenz erhoffen wir uns die Verbesserung des Services für unsere Patient/innen und gleichermaßen auch eine Entlastung unserer Mitarbeiter/innen: Einerseits können so von Ihnen ohne langes unnötiges Warten Terminwünsche, Wiederholungsrezepte, Überweisungsanfragen, Terminanfragen und -absagen etc. per Telefon platziert werden. Gleichzeitig und andererseits kann sich unser Praxisteam auf die Patient/innen vor Ort konzentrieren und dann nach und nach die strukturiert erfassten telefonischen Anfragen abarbeiten, sobald sich im Praxisablauf eine entsprechende Lücke bietet, oder wenn die reguläre Sprechstunde beendet ist.

Wir haben uns für die Lösung des Berliner Start-ups Aaron.ai entschieden, die zu den zehn Gewinnern des Wettbewerbs „KVB Zukunftspraxis 2020“ zählt. Das System berücksichtigt selbstverständlich die Anforderungen hinsichtlich des Datenschutzes. Gerne können Sie uns Feedback geben, wie Ihre Erfahrungen mit dem System sind. Wir sind schon gespannt, was Sie davon halten.

Ihr Praxisteam

UND SO EINFACH FUNKTIONIERT ES

1. Unter unserer Praxisnummer anrufen – 09972/8686

Die smarte Telefonassistenz nimmt Ihren Anruf an, wenn unser Praxisteam gerade am Telefon oder in der Praxis mit Patient/innen beschäftigt ist oder wenn Sie außerhalb der Sprechzeiten anrufen. So müssen Sie nicht unnötig lange warten oder mehrmals versuchen, uns zu erreichen.

2. Anliegen nennen

Nennen Sie zu Beginn des Gesprächs kurz den Grund Ihres Anrufes wie z.B. Terminanfrage/-absage, Rezeptanfrage, Überweisungsanfrage, Befundabfrage oder ähnliches und sprechen Sie alles auf, was Sie benötigen.

3. Abgefragte Angaben hinterlassen

Abschließend fragt Sie die smarte Assistenz nach Ihrem Namen und Geburtsdatum, nach Ihrer Krankenversicherung und evtl. Telefonnummer. So können die Daten korrekt notiert werden und wir uns per Rückruf oder SMS bei Ihnen entsprechend melden.

Hinweis: Bitte sprechen Sie langsam und deutlich und hinterlassen alle abgefragten Details, sonst ist für uns keine Rückmeldung möglich!